Polska dostaje zielone światło dla obowiązkowego e-fakturowania od 2024 r.

W Dzienniku Urzędowym UE (L 168/81) opublikowana została decyzja Rady UE, która umożliwia Polsce wprowadzenie obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego. Data rozpoczęcia obowiązkowego e-fakturowania w Polsce była pierwotnie planowana na 2023 r., ale teraz została przesunięta na 1 stycznia 2024 r.

Wyjątek jest przyznawany na trzy lata do 31 grudnia 2026 r. Można go jeszcze rozszerzyć, ale Polska nadal musi wykazać, że narzędzie to ograniczyło oszustwa i nadużycia VAT oraz uprościło sprawozdawczość VAT dla podatników.

Oprócz Polski, w najbliższych latach wprowadzenie obowiązku e-fakturowania planuje wprowadzić szereg innych państw członkowskich: Niemcy, Francja, Dania i Belgia. E-fakturowanie w czasie rzeczywistym działa już we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

Warto zauważyć, że Polska jest jednym z krajów, które wdrożyły już szereg działań mających na celu zwalczanie oszustw związanych z VAT, m.in.:

• Raporty miesięczne dotyczące podatku od sprzedaży SAF-T;

• mechanizm podzielonej płatności;

• System elektronicznej analizy przepływów finansowych (STIR, który wykrywa oszustwa na podstawie przelewów bankowych i blokuje rachunki bankowe w przypadku wysokiego wskaźnika ryzyka); oraz

• System kas fiskalnych online do monitorowania transakcji detalicznych.

Polskie e-faktury są wystawiane i odbierane w czasie rzeczywistym w znormalizowanym formacie XSD za pośrednictwem państwowego systemu rozliczeniowego (często używany jest lokalny skrót KSeF, który pochodzi z języka polskiego dla „Krajowego Systemu e-Faktur”). Wszystkie faktury są dostępne dla organów podatkowych.

Umożliwi to skuteczniejsze zapobieganie nieprawidłowościom i błędom oraz ich wykrywanie, co z kolei pomoże w zwalczaniu oszustw związanych z VAT i uchylaniem się od VAT (w szczególności oszustw karuzelowych VAT) oraz zmniejszy lukę w podatku VAT. Dlatego e-fakturowanie powinno ograniczyć liczbę kontroli podatkowych i pozwolić organowi podatkowemu skoncentrować się na rzeczywistych obszarach problemowych.

Fakturowanie elektroniczne zostało wprowadzone w Polsce już 1 stycznia 2022 r. w ramach modelu dobrowolnego. Doświadczenia z przeszłości pokazują, że niewielu podatników zdecydowało się na przejście na e-fakturowanie, pomimo zachęt do tego. Główną zaletą jest krótszy okres zwrotu VAT (40 dni zamiast 60 dni). W obecnym modelu dobrowolnym dostawca powinien uzyskać zgodę kupującego na otrzymywanie e-faktur za pośrednictwem systemu centralnego KSeF.

Zgodnie z decyzją Rady o wyłączeniu, tylko firmy mające siedzibę w Polsce są zobowiązane do wystawiania i otrzymywania standardowych e-faktur. Oznacza to, że firmy zagraniczne, nawet jeśli są zarejestrowane w Polsce dla celów VAT, nie podlegają obowiązkowemu e-fakturowaniu. Możesz nadal wystawiać i otrzymywać faktury standardowe – w formie elektronicznej lub nawet papierowej.

Na tym etapie nie ma pewności, czy regulacja obowiązkowa e-fakturowania obejmie również firmy zagraniczne działające w Polsce za pośrednictwem stałego miejsca prowadzenia działalności (np. oddziału). Firmy, dla których system będzie obowiązkowy, powinny być jasno określone w przepisach. Nie ma jeszcze wersji roboczych tego.

Ponadto nie wiadomo jeszcze, czy faktury dla osób prywatnych będą wystawiane w centralnym systemie e-fakturowania, czy nie. Ministerstwo Finansów planuje, aby system obejmował wszystkie faktury w biznesie B2B i B2C.

Firmy mogą tworzyć e-faktury w swoim oprogramowaniu finansowo-księgowym i przesyłać je do systemu KSeF poprzez interfejs programowania aplikacji (API) – z odpowiednią autoryzacją i uwierzytelnieniem. Podatnicy mogą również skorzystać z przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji internetowej, która umożliwia firmom wystawianie i otrzymywanie faktur pojedynczo.

Każda faktura jest weryfikowana technicznie przez państwowy system KSeF. Innymi słowy, KSeF sprawdza, czy faktura jest zgodna ze schematem XSD i czy osoba lub organizacja jest upoważniona do wystawienia faktury. Po weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer. W przypadku braku możliwości zatwierdzenia faktury w KSeF, system odrzuca fakturę.

Dużym problemem są duże firmy, które wystawiają dużą ilość faktur, które są wysyłane do systemu centralnego partiami. Weryfikacja może potrwać kilka dni, a jeśli faktura nie przejdzie weryfikacji, cała partia faktur zostanie odrzucona. Ponadto system nie wskazuje, która faktura była błędna.

Kolejną praktyczną kwestią jest brak możliwości dodawania załączników do faktur wystawionych w systemie KSeF. Rozwiązaniem w tym przypadku może być wykorzystanie zewnętrznego narzędzia informatycznego, platformy łączącej system firmy z centralnym systemem KSeF, gdzie można dodawać i przesyłać do klienta załączniki do e-faktur.

Nowy system e-fakturowania to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu w Polsce. Po pomyślnym zakończeniu procesu wdrożeniowego podatnicy w przyszłości skorzystają na automatyzacji procesów księgowych oraz uproszczeniu płatności i sprawozdawczości podatkowej poprzez wystandaryzowane faktury. Jednak sam proces wdrożenia jest bardzo złożony i czasochłonny.

Główne wyzwania procesu wdrożeniowego to:

• Przejście do KSeF wiąże się z wyzwaniami informatycznymi, finansowymi i organizacyjnymi. Dotyczy to zwłaszcza firm, które korzystają z wielu różnych systemów finansowo-księgowych i wystawiają wiele faktur.

• Nowy system wymaga opracowania lub dostosowania kilku wewnętrznych procesów i procedur, w tym weryfikacji faktur przed ich wysłaniem do systemu KSeF, monitorowania faktur odrzuconych, zmian w umowach, obiegu faktur oraz sposobów dostarczania faktur do klientów, którzy nie posiadają dostęp do KSeF (np. firmy zagraniczne lub osoby prywatne).

• Wdrożenie ustrukturyzowanych e-faktur wymaga koordynacji pracy zespołów informatyków, ekspertów finansowych, księgowych, podatkowych oraz wystawców i przetwarzających faktury.

Dopiero kompleksowe i wczesne zaplanowanie procesu wdrożenia nowego e-fakturowania pozwala firmom odpowiednio przygotować się na nadchodzące zmiany. Podatnicy powinni zacząć planować już teraz, aby upewnić się, że są gotowi na czas.