Ochrona sygnalistów w Polsce – co warto wiedzieć?

Polska, tak jak i inne kraje należące do Unii Europejskiej, do 16 grudnia 2021 roku musi wdrożyć nowe przepisy dotyczące ochrony sygnalistów w zakładach pracy. Polskie regulacje nie są jeszcze gotowe, ale właściciele przedsiębiorstw powinni zacząć już wprowadzać stosowne zmiany. Ustawa ma zacząć obowiązywać od 17 grudnia 2021 roku.

Co to oznacza dla przedsiębiorców? Ci, którzy zatrudniają 250 lub więcej pracowników, są zobowiązani do stworzenia i uchwalenia regulaminu wewnętrznych zgłoszeń, który ma określać procedurę powiadamiania o naruszeniach i podejmowania kolejnych kroków. Firmy liczące od 50 do 249 pracowników również są objęte tym obowiązkiem, jednak mają czas na zaimplementowanie wewnętrznych regulaminów do 17 grudnia 2023 roku.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista, według nowych przepisów, jest osobą zgłaszającą nieprawidłowości w miejscu zatrudnienia. Dyrektywa unijna z dnia 23 października 2019 roku nakłada na pracodawców obowiązek ochrony takich osób. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna informująca o naruszeniu prawa w firmie – pracownik (również były), stażysta, dostawca czy wolontariusz.

Sygnaliści mają monitorować i przeciwdziałać naruszeniom w kwestiach finansowych, ochrony środowiska, ochrony żywności, ochrony wrażliwych danych osobowych, cyberbezpieczeństwa i podobnym. Osoby zgłaszające nieprawidłowości mają do dyspozycji trzy kanały:

• wewnętrzny (zgłoszenie w obrębie firmy);
• zewnętrzny (zgłoszenie do organu publicznego);
• publiczny (ujawnienie nieprawidłowości w mediach).

Dlaczego ochrona sygnalistów jest ważna?

W Polsce – kraju, w którym mentalność społeczeństwa każde piętnować „donosicielstwo” – sygnaliści są narażeni na różnego rodzaju konsekwencje. Co ważne, konsekwencje te według obecnego prawa nie są traktowane jako nielegalne (w przeciwieństwie do np. mobbingu), a więc osoby zgłaszające nieprawidłowości w firmach nie miały do tej pory podstaw, by sądownie dochodzić swoich praw. Nowa dyrektywa unijna ma minimalizować ryzyko kierowania w stronę sygnalistów takich działań odwetowych, jak:

• negatywna ocena pracy;
• rozwiązanie umowy;
• likwidacja stanowiska pracy;
• obniżenie płacy;
• skierowanie na przymusowy urlop;
• pominięcie podczas awansowania, szkolenia czy przyznawania premii.

Czym skutkuje naruszenie prawa dotyczącego ochrony sygnalistów?

Nowe przepisy przewidują penalizowanie nieprzestrzegania ochrony sygnalistów przez pracodawców. Dotyczy to:

• podejmowania działań odwetowych skierowanych w stronę sygnalistów zgłaszających naruszenia w miejscu pracy;
• utrudnianie dokonania zgłoszenia;
• zaniedbanie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

Przedsiębiorcom, którzy nie zastosują się do nowych przepisów, grozi nałożenie grzywny, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do lat trzech.

Ochrona danych osobowych sygnalistów

Przetwarzanie i przekazywanie danych sygnalistów przez odpowiednie organy ma odbywać się zgodnie z RODO. Uprawnione podmioty będą mogły zbierać informacje osobowe potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia również bez zgody ich właściciela. Tożsamość sygnalisty pozostanie anonimowa, chyba że on sam wyrazi chęć jej ujawnienia. Ochroną zostaną również objęte osoby pomagające w zgłoszeniu naruszenia i powiązane z głównym sygnalistą.

Jestem sygnalistą – jak mogę zadbać o swoją ochronę?

Chociaż nowe przepisy mają wprowadzić minimalną ochronę sygnalistów w firmach, warto pamiętać o tym, że również osoby zgłaszające naruszenia powinny we własnym zakresie dbać o swoje bezpieczeństwo, a także przestrzegać procedur.

• Zgłaszaj na piśmie. Wszelkie zgłoszenia nieprawidłowości powinny mieć formę pisemną, by mogły stanowić materiał dowodowy. Przed przekazaniem ich odpowiednim osobom w firmie lub organizacjom – koniecznie zaopatrz się w kopie.
• Miej świadków. Jeśli planujesz zgłosić poważne naruszenie, powiedz o tym zaufanemu współpracownikowi. Zawsze warto mieć kogoś, kto stanie w Twojej obronie.
• Chroń swoją prywatność w sieci. Być może zadajesz sobie pytanie o treści „jak moje IP może wpłynąć na zgłaszanie nieprawidłowości”. Adres IP jest w stanie poinformować między innymi o Twojej lokalizacji. Korzystaj z maskowania IP oraz szyfrowania danych, które zapewniają choćby usługi VPN.
• Zapisuj istotne wydarzenia. Jeśli kilka tygodni po dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości pracodawca przeniesie Cię na gorsze stanowisko, rozwiąże umowę czy odmówi szkolenia – możesz mieć do czynienia z działaniem odwetowym skierowanym w siebie jako sygnalistę. Zapisuj takie wydarzenia wraz z datami i okolicznościami, by móc dochodzić swoich praw.

Tommy Vercetti