Likwidacja różnic w wynagrodzeniach w Polsce: od „miło mieć” do „niezbędnego”.

Polska i pozostałe kraje UE muszą wdrożyć do swojego prawa zasady równości wynagrodzeń i przejrzystości do 7 czerwca 2026 r., aby zachować zgodność z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r., nową Przepisy nakładają obowiązki na pracodawców. Celem tego prawodawstwa jest egzekwowanie zawartej w dyrektywie zasady równej płacy za pracę o tej samej wartości, ze szczególnym uwzględnieniem wyeliminowania różnic w wynagrodzeniu ze względu na płeć w całej UE.

Choć do wdrożenia dyrektywy w krajach Unii Europejskiej pozostało jeszcze stosunkowo dużo czasu, pracodawcy powinni już teraz zacząć przygotowywać się do nadchodzących zmian. Biorąc pod uwagę charakter tych obowiązków, najlepiej jest zająć się nimi najpierw wewnętrznie, a następnie stopniowo, w ramach starannie zaplanowanego procesu krok po kroku. Jest to konieczne ze względu na złożoność i zakres zmian.

Z biznesowego punktu widzenia przepisy dyrektywy niosą za sobą szereg nowych obowiązków nie tylko wobec pracowników i kandydatów, ale także wobec związków zawodowych. Nadchodzące zmiany będą miały wpływ nie tylko na przejrzystość samych wynagrodzeń, ale także na ich charakter model i zapewniane przez niego wynagrodzenie ustalane przez pracodawcę. Wydana dyrektywa nie jest jedynie prostym rozporządzeniem „zatrudnienie i praca”. Wdrożenie nowych przepisów może również mieć wpływ na pozycję rynkową firmy, jej zdolność do przyciągania i zatrzymywania wykwalifikowanych pracowników oraz postrzeganie firmy oraz oferowanych przez nią produktów i usług.

Zróżnicowanie wynagrodzeń ze względu na płeć stanowi poważny problem w niektórych krajach Europy Środkowo-Wschodniej (CEE). Według badań Eurostatu liderami pod względem zróżnicowania wynagrodzeń ze względu na płeć są takie kraje jak Czechy, Słowacja, Łotwa i Estonia, a nierównowaga dochodów mężczyzn i kobiet w Estonii ma w 2022 r. osiągnąć aż 21,3%, co jest dobrą wiadomością w tym obszarze dla niektórych krajów Europy Środkowo-Wschodniej. W Polsce luka w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, docelowa nowa dyrektywa, kształtuje się poniżej 5%, co już kształtuje się na stosunkowo dobrym poziomie, szczególnie w porównaniu z krajami tzw. „starej UE”. Pod tym względem polskie firmy mogą mieć przewagę, ale nie można lekceważyć wagi nadchodzących zmian. Polscy pracodawcy muszą się jeszcze dostosować do nowych przepisów, co z pewnością będzie czasochłonne. Odkładanie decyzji o wdrożeniu odpowiednich procedur w organizacji może być ryzykowne i kosztowne.

Co niesie ze sobą nowa dyrektywa?

Pracodawcy mają obowiązek raportowania lub publikowania danych dotyczących wynagrodzeń. Należą do nich między innymi różnica w wynagrodzeniach wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej lub średnia różnica w wynagrodzeniach wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej. Ponadto każdy pracownik, a także jego przedstawiciele (przede wszystkim związki zawodowe) będą mogli uzyskać informacje na temat indywidualnego i przeciętnego poziomu wynagrodzeń w podziale na płeć dla kategorii pracowników wykonujących tę samą lub równoważną pracę. W praktyce prawdopodobnie spowoduje to, że informacje o wynagrodzeniach będą dostępne wewnętrznie dla wszystkich pracowników. Ma to wpływ na zdolność pracodawcy do kontrolowania tego, jakie informacje są publikowane. np., udostępniony w mediach społecznościowych.

Istotnym dalszym rozwinięciem będzie także obowiązek przekazania kandydatom przed rozmową kwalifikacyjną informacji o przedziałach wynagrodzeń na wszystkich możliwych stanowiskach. Choć nie musi to oznaczać, że informacja ta zostanie opublikowana w ogłoszeniu o pracę, pracodawca ma obowiązek podać tę informację już na wczesnym etapie rekrutacji.

Jak przygotować się na zmianę?

Pierwszym krokiem powinien być kompleksowy przegląd aktualnej struktury zatrudnienia, systemu wynagrodzeń i przejrzystości firmy. Warto zwrócić uwagę na podstawowe zasady obowiązującej polityki wynagrodzeń oraz narzędzia, którymi firma się posługuje, aby pozyskać i utrzymać pracowników. W naszej codziennej praktyce często zdarza się, że pracownicy wykonują tę samą lub równoważną pracę, ale otrzymują inne wynagrodzenie lub pracują według innego systemu wynagradzania. Może to wynikać z różnych przyczyn, na przykład związanych z wcześniejszymi zmianami w strukturze firmy, zmianami właścicielskimi, wahaniami na rynku, a może nawet ważnymi projektami wymagającymi krótkotrwałego zatrudnienia. W nowej dyrektywie taka sytuacja będzie nie do przyjęcia. Na dodatkową uwagę zasługuje struktura organizacyjna firmy i sam system organizacyjny, niezależnie od wysokości wynagrodzeń. Często pracownicy wykonują te same lub podobne zadania, piastując stanowiska o różnych nazwiskach lub na różnych poziomach. Biorąc pod uwagę nowe przepisy, pracownicy ci powinni zostać zgrupowani razem i dlatego oczekuje się od nich jednakowego wynagrodzenia.

Dokładny przegląd obecnego składu siły roboczej, kanałów raportowania, opisów stanowisk, nazw stanowisk, obowiązków i stawek wynagrodzeń to pierwsza poważna kwestia, którą należy się zająć. Jeżeli taki proces zostanie przeprowadzony odpowiednio wcześnie, możliwe jest w przyszłości wdrożenie w firmie rozwiązań zgodnych z zasadami równości wynagrodzeń bez większych nakładów finansowych.

Dlaczego pracodawcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz?

Terminowe rozpoczęcie umożliwi pracodawcom przeprowadzenie kompleksowej analizy, samoocenę wszelkich rozbieżności w wynagrodzeniach i wdrożenie możliwych rozwiązań w celu poprawy danych podlegających raportowaniu. Zajęcie się tą kwestią przed wdrożeniem polityki umożliwia firmom przeprowadzenie wstępnego przeglądu i oceny całkowicie wewnętrznie i poufnie. Dostosowanie organizacyjne przed obowiązkowym ujawnianiem informacji wprowadzonym przez tę politykę może pomóc zapobiec szkodom public relations i chronić firmę przed potencjalnymi roszczeniami pracowników.

Nowe przepisy przewidują istotne zaangażowanie związków zawodowych. Dlatego przynajmniej część spółek może rozważyć jak najszybsze wprowadzenie niezbędnych zmian, aby ominąć szczególne przepisy dotyczące konsultacji (i porozumienia) ze związkami zawodowymi.

Wdrożenie odpowiednich działań jeszcze przed wdrożeniem przepisów unijnych do polskiego prawa z pewnością będzie miało pozytywny wpływ na reputację firmy i jej atrakcyjność na rynku pracy. Zawsze dobrze jest działać proaktywnie i nie czekać do ostatniej chwili, aby zastosować się do wymagań. Ponieważ jeśli pracodawcy podejmą działania teraz, będą mogli przetestować i ulepszyć swoje zasady, zanim prawo będzie wymagało ich wyrycia w kamieniu. Rok 2026 jest bliżej niż myślisz.